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Gestor documental

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Permite ordenar y colocar los documentos de una organización en las áreas que representan sus unidades funcionales, sus proyectos, sus actividades docentes, de marketing, administrativas, etc.

Este elemento del área permite a los usuarios del area disponer de un sistema  en el que mantener todos sus documentos importantes accesibles por Internet.


La funcionalidad de Gestión documental se basa en los documentos que se publican en cada área.

  • Un mismo documento se puede asociar a diversas áreas.
  • Al reemplazar un documento en un área por una nueva versión, automáticamente queda reemplazado en todas las áreas en las que el usuario puso el documento. De esta forma se dispone de un sencillo y útil sistema de versiones.
  • Los documentos asociados a cada área tienen siempre un dueño: el usuario que los asoció al área. Sólo su dueño puede eliminarlo del área.

 

Este sistema es muy útil para plantillas:

  • Un usuario responsable de la edición y mantenimiento de una plantilla la redacta. Por ejemplo, Plantilla de Acta de Reunión.
  • El usuario responsable de la plantilla la asocia a las áreas cuyos usuarios deban tener acceso a ella.
  • Cuando el responsable de la plantilla cambia algo en la plantilla y reemplaza el fichero automáticamente se actualiza en todas las áreas a las que lo asoció.
  • Cada vez que los usuarios deben redactar actas de reuniones obtienen la plantilla de DoPlanning. De esta forma una nueva versión de plantilla se podrá usar a los pocos minutos de su creación.
  • DoPlanning avisa mediante e-mail a cada usuario que así lo desee de cada vez que un documento nuevo o una nueva versión de documento ha sido asociado a un área a la que el usuario tenga acceso.