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Gestor sencillo de proyectos

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DoPlanning es una herramienta muy sencilla que puede ayudar a organizar y gestionar proyectos, ya que puede utilizarlo para definir áreas que representen proyectos e hitos. DoPlanning permite ahora asignar tareas a usuarios dentro de un área, lo que permite controlar la marcha del proyecto y los recursos asignados.

En su organización… En DoPlanning…
Un proyecto Un área
Un hito del proyecto Una subárea
El jefe del proyecto Responsable del área
Los que realizarán cada hito Usuarios de una subárea

 

  • Cada subárea centraliza los documentos y mensajes relativos a ese hito, facilitando en gran medida la realización del trabajo y su seguimiento.
  • El responsable del proyecto puede asignar tareas dentro de cada hito a los encargados de realizarlas, de forma que todo el equipo sabrá quién está a cargo de cada tarea y el plazo de ejecución.
  • Un usuario externo a la organización (cliente, proveedor, colaborador) puede estar autorizado para uno de los hitos y, si el administrador ha definido que solo pueda ver las áreas para las que tiene permiso, podrá trabajar en el proyecto sin conocer la existencia de aquellos hitos del proyecto en los que no interviene.

 


Ejemplo

Su organización ha conseguido un logro importante que requiere una acción de comunicación. Podemos organizar este proyecto de comunicación fácilmente en DoPlanning:

  • Abrimos un área llamada “Comunicación – Logro”. En ésta área podemos colocar por ejemplo el calendario del proyecto dividido en hitos, con los plazos y los responsables. Podemos definir el área dentro de la del departamento correspondiente, por ejemplo dentro del área “Comunicación corporativa”, con lo que el proyecto queda integrado dentro de la estructura de la organización (link a Gestor de Organizaciones).
  • Abrimos una subárea para cada hito del proyecto, por ejemplo, “Convocatoria de medios” (donde irá el listado de medios con sus correspondientes contactos), “Localización” (para gestionar todo lo relacionado con el sitio donde se celebrará el evento), “Nota de prensa” (para la redacción y correcciones de la nota de prensa), “Material gráfico” (para fotografías e imágenes relevantes del hito), “Entrevistas”, “Desplazamientos”…
  • Si colaboramos con una agencia externa que nos busca el sitio y nos convoca a los medios, podemos asignarle como usuario en aquellas partes del proyecto en las que intervenga, por ejemplo en “Localización”, “Convocatoria de medios” o “Nota de prensa”, restringiéndole el acceso y visualización del resto de áreas.